La mejor manera de vender una propuesta es una presentación oral con soporte multimediático. El Plan de Negocios, en palabras de su autor, es más convincente y permite el agregado de información en caso de ser requerido. Para la presentación oral vale la pena tener en cuenta los siguientes puntos:

• Evalúe previamente a la presentación quiénes formarán su audiencia, qué grado de interés tendrán en el proyecto y cuánto tiempo tendrá disponible para exponer. Estas variables son claves para la organización de una presentación eficaz.

• En la mayoría de los casos, quien hace la presentación es uno de los interesados en que el proyecto sea aceptado, o incluso es quien lo llevará adelante. La audiencia evaluará a la persona e incluirá esa evaluación como factor de decisión. Por esa razón, es importante tener como objetivo cautivar a la audiencia, mostrando conocimiento, entusiasmo y confianza. Además, el expositor debe ser capaz de responder correctamente las preguntas que le harán. Es recomendable hacer un ensayo con socios o colaboradores y pedirles que se pongan en postura crítica.

• La presentación debe durar el tiempo justo: el suficiente para exponer todo lo importante sin aburrir a la audiencia. Evalúe la atención a medida que habla. Si ve que la gente está cansada, acorte su discurso. Es preferible hablar menos y dejar que los interesados pregunten. Para hacer su presentación en el tiempo que considera justo, establezca una duración estimada y anúnciela: "Voy a exponer el plan para la creación de una empresa sin antecedentes en el país. La presentación durará 45 minutos. Luego dedicaré el tiempo que deseen para contestar preguntas".

• Maneje la presentación de acuerdo con el público. Si hay participación, utilícela para introducir los temas (no se altere porque cambió el orden de los temas; después puede recapitular). Si no hay participación, mantenga un ritmo andante. El público aprecia este ritmo mucho más que el largo. Si hay desacuerdo, no intente la defensa inmediata. Escuche y encuentre el momento oportuno para refutarlo con datos concretos. También puede ser que no tenga usted una respuesta. En ese caso, dígalo: "Es una excelente pregunta. Tendré que investigar para darle una respuesta apropiada".

• Al igual que las conclusiones del plan escrito, los últimos cinco minutos de la presentación son claves. Es el momento para utilizar la pasión y poner las cartas sobre la mesa. Aquí puede ser subjetivo y utilizar frases como "estoy convencido(a) de que esta empresa va a ser un éxito", o "tengo absoluta certeza de que podré llevar adelante este proyecto".

Herramientas para la presentación. Existen numerosos recursos de presentación para acompañar la exposición oral que permiten un despliegue multimedia que ayudará a impactar a la audiencia.

• El documento escrito: la versión escrita del plan de negocios puede ser entregada al comienzo o al final de la presentación oral. Debe asegurarse de tener suficientes copias para todos los presentes. El documento puede consistir en una carpeta (hay muchas opciones en el mercado; utilice una moderna) o puede estar encuadernado con anillado o con binder.

• Diapositivas: las diapositivas son una forma clásica y efectiva de realizar una presentación visual. Las imágenes son de calidad fotográfica. La regulación de tiempos se logra mediante control remoto.

• Retroproyector con transparencias: es una alternativa a las diapositivas, que se ha generalizado por la facilidad para producir las transparencias con una computadora personal y una impresora a inyección de tinta. Las imágenes son de menor calidad, pero este sistema tiene la ventaja de que se puede escribir sobre las transparencias.

• Proyecciones multimedia: es la última tendencia en presentaciones. Permite la ampliación de imágenes de la computadora y, además, incorpora animación y sonido. Las presentaciones pueden contratarse a especialistas o prepararse con la ayuda de un software de presentaciones.

• Video: algunas imágenes, como paisajes, animación, instalaciones y procesos productivos, se entienden mejor con video. Un televisor y un video son suficientes, aunque si la audiencia supera las 25 personas, quizá sea necesario alquilar varios monitores o un videowall. El video debería ser utilizado como soporte para lograr mayor comprensión por parte de la audiencia. Sin embargo, resulta muy difícil que el video mantenga el hilo de la conferencia del modo en que sí lo hacen las proyecciones, diapositivas o presentación computadorizada.

• Pizarrones, pizarras o rotafolios: siempre es bueno tener a mano un lugar para escribir. Las presentaciones en computadora o proyectadas son efectivas pero dejan poco lugar para lo espontáneo. Un lugar para graficar pensamientos, hipótesis y relaciones no está de más.

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UN PLAN DE NEGOCIOS

¿Qué es un Plan de Negocios?

Concepto y Definición
Conocido también como Business Plan o Plan Empresarial. Podemos definirlo como un mapa que describe la trayectoria de la empresa o negocio, en tres tiempos; Pasado, a manera de introducción; Presente: con las especificaciones de la situación al momento; Futuro: con las proyecciones de metas y objetivos.
Podemos definirlo como un documento que en forma ordenada y sistemática detalla los aspectos operacionales y financieros de una empresa. Entonces, al igual que un mapa guía al viajero, el plan de negocios permite determinar anticipadamente dónde se encuentra la empresa, a dónde quiere llegar y cuánto nos falta para llegar a la meta fijada.
El plan de negocios reúne en un documento único toda la información necesaria para evaluar un negocio y los lineamientos generales para ponerlo en marcha. Presentar este plan es fundamental para buscar financiamiento, socios o inversionistas, y sirve como guía para quienes están al frente de la empresa.
En el proceso de realización de este documento se interpreta el entorno de la actividad empresarial y se evalúan los resultados que se obtendrán al accionar sobre ésta de una determinada manera. Se definen las variables involucradas en el proyecto y se decide la asignación óptima de recursos para ponerlo en marcha.
Según sea la magnitud del proyecto, la realización del plan puede llevar unos días o varios meses, ya que no se trata sólo de redactar un documento sino de imaginar y poner a prueba toda una estructura lógica. (¿Se puede vender esta cantidad a este precio? ¿Con esta estructura se puede responder a esta demanda? ¿Es esta inversión suficiente para este crecimiento proyectado?). Es importante destacar que si bien los aspectos financieros y económicos son fundamentales, un plan de negocios no debe limitarse sólo a planillas de cálculo y números. La información cuantitativa debe estar sustentada en propuestas estratégicas, comerciales, de operaciones y de recursos humanos.

Los objetivos.
Ninguna empresa que pretenda competir en los complejos mercados actuales puede pasar por alto la tarea de imaginar escenarios futuros. El plan de negocios muestra en un documento el o los escenarios más probables con todas sus variables, para facilitar un análisis integral y una presentación a otras partes involucradas en el proyecto (inversionistas, socios, bancos, proveedores, clientes).
Las ideas en abstracto pueden ser geniales, pero si no se tiene en claro cómo transformarlas en realidad, pueden no encontrar apoyo, tambalearse frente a los problemas o quedar olvidadas en el tiempo.
Los objetivos que justifican la elaboración de un plan de negocios difieren según el momento de la vida de la empresa y el tipo de negocio que vaya a planificarse. En general, las razones por las que se decide realizar un plan de negocios son:
• Tener un documento de presentación de un proyecto a potenciales inversionistas, socios o compradores.
• Asegurarse de que un negocio tenga sentido financiera y operativamente, antes de su puesta en marcha.
• Buscar la forma más eficiente de llevar a cabo un proyecto.
• Crear un marco que permita identificar y evitar potenciales problemas antes de que ocurran, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos.
• Prever necesidades de recursos y su asignación en el tiempo.
• Evaluar el desempeño de un negocio en marcha.
• Valuar una empresa para su fusión o venta.
• Guiar la puesta en marcha de un emprendimiento o negocio.
En las pymes, donde la decisiones suelen estar fuertemente concentradas en pocas personas, la elaboración de un plan de negocios tiene una ventaja adicional: permite establecer una distancia entre el humor cambiante (o los caprichos) de los empresarios y las decisiones de negocios tomadas sobre la base de información y análisis.

¿Quiénes necesitan un Plan de Negocios?
Es costumbre generalizada el pensar que solo las grandes empresas requieren un Plan de Negocios. Sin embargo, este documento es indispensables para las pequeñas y medianas empresas (PYME’s). Muchos empresarios consideran el Plan de Negocios como “la herramienta más poderosa” que pueda utilizarse para operar en la economía cambiante del mercado. Por tanto este instrumento en las manos de una micro o mediana empresaria podría ser una llave abierta a un sin número de oportunidades de negocios.

¿Para qué me sirve?
Cuando pensamos en un Plan de Negocios por lo regular creemos que este sólo nos sirve para la búsqueda de financiamiento. El primer objetivo debe ser para definir de manera precisa y objetiva la factibilidad del proyecto o empresa.

También puede utilizarse para:
1. Redefinir la orientación del curso de acción;
2. Respaldar una solicitud de crédito;
3. Buscar inversionistas o nuevos socios, incluyendo del tipo de los Joint Ventures
4. Presentar una oferta de compraventa;
5. Conseguir una licencia o una franquicia de una
compañía local o extranjera; entre otras opciones.
Cada corriente tiene su propio esquema de cómo elaborar un Plan de Negocios. Si usted apenas esta comenzando y quiere organizar sus pasos puede utilizar la siguiente guía, tomando en consideración que cada empresa tendrá sus especificidades.

Antes de empezar.
Muchas veces se confunde la idea de un producto con un negocio. Antes de lanzarse a armar un plan es necesario elaborar muy cuidadosamente la idea.
La realización de un plan de negocios no se limita a una tarea de redacción. No es un proceso lineal. Por lo tanto, suele resultar necesario volver a analizar cada punto frente a cada avance. Por esto, es recomendable utilizar una computadora que permita ir recolectando la información y modificándola, antes de llegar a la versión final.

Cada punto debe tener sentido en su relación con los demás, y debe surgir de un análisis en profundidad, que suele llevar tiempo.
Si bien el tiempo invertido puede significar costos, en realidad, se trata de una inversión. Un plan de negocios bien realizado indica qué hacer y cómo hacerlo, lo que permite ahorrar tiempo y evitar contratiempos posteriores. Llega incluso a considerarse un activo en la evaluación de un negocio, ya que lo convierte en un negocio con "manual de instrucciones", como es el caso de las franquicias.
Antes de comenzar su elaboración, es bueno organizar la información disponible, detectar cuál es la información faltante y determinar cómo se conseguirá, además de pensar si se está en condiciones de realizarlo solo, o si se necesitará la participación de otras personas o equipos (responsables de áreas, abogados, contadores, etc.).

Durante la elaboración del plan debe tenerse en cuenta qué se quiere lograr con él (¿conseguir dinero?, ¿aprobación de una idea?, ¿un buen análisis para uno mismo?), considerando cuál es la información que le interesa a quien lo recibirá y de qué se le intenta convencer, pero cuidando también que la visión personal no quite a la información presentada el sustento objetivo.

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Esquema Modelo para el desarrollo de un Plan de Negocios

I. Introducción a la Empresa o Negocio:
1.1 Orígenes de la empresa.
1.2 Objetivos y filosofía de la empresa. Definición de la misión, Visión y Valores (Qué, cómo y para quién)
1.3 Características de la empresa.
1.4 Composición y Organización.
1.5 Recursos humanos. Equipo directivo. Equipo operativo.
1.6 Recursos físicos.
1.7 Expectativas de socios y clientes

II. Naturaleza del Proyecto
2.1 El producto o servicio
2.1.1 Productos actuales y características
2.1.2 Estrategia operativa (productiva o de servicios)
2.1.3 Precios, ventas y costos
2.2 Valoración global del proyecto y coherencia

III. Mercadeo y estrategia
3.1 Identificación del target (segmento) del mercado objetivo
3.2 Análisis de la competencia
3.3 Estrategia de precios
3.4 Promoción y publicidad
3.5 Distribución
3.6 Previsiones
3.7 Plan de Mercadeo

IV. Producto o Servicio
4.1 Especificaciones del producto o servicio
4.2 Área de producción
4.3 Equipos e infraestructura

V. Organización y Plan del Trabajo de Desarrollo del Proyecto
5.1 Aspectos generales de la organización
5.2 Marco legal de la organización
5.3 Plan de trabajo para el desarrollo del proyecto

VI. Aspectos Económicos - Financieros
6.1 Determinación de la inversión inicial necesaria
6.2 Estudio de las fuentes de financiación disponibles
6.3 Proyecciones de resultados
6.4 Plan de Tesorería y Proyecciones
6.5 Balance de situación

VII. Conclusiones ¿Cuánto tiempo toma hacerlo?
En una ocasión nos encontramos un mensaje en un sitio Web que decía: “Este sitio esta en constante construcción”. Esa es la idea del Plan de Negocios.

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La revista “Fortune” clasifica anualmente las 1,000 empresas norteamericanas más exitosas en base a 8 factores fundamentales que son:
1. Innovación
2. Calidad de la Gerencia
3. Valor de la inversión a largo plazo
4. Responsabilidad corporativa para con la comunidad y el ambiente
5. Habilidad de atraer y retener gente talentosa
6. Calidad de los productos y servicios
7. Solidez Financiera
8. Uso acertado de los activos de la empresa
Para la clasificación de las 500 empresas globales se evalúa un elemento adicional: Efectividad en los Negocios.

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Algunas razones que llevan a que los nuevos negocios no perduran:

1. Falta de experiencia: Conocer a la perfección la actividad comercial que se pretende desarrollar es indispensable. Antes de invertir en ella deben empaparse de todos los aspectos de la misma.

2. No se tiene una estrategia de mercadeo: Producir algo o tener un inventario para la venta es una parte del negocio. La más importante es tener una estrategia y tácticas muy bien definida de la forma de llegar al mercado.

3. Optimismo exagerado: Todo nueva empresa debe investigar el mercado al que pretenden ingresar, estudiar los competidores y hacer anticipadamente predicciones y objetivos de sus ventas.

4. Tiempo de preparación: Antes de comenzar a recibir el dinero de los clientes se requiere completar muchas actividades. Este periodo que antecede a la operación de una empresa debe estar muy bien calculado.

5. Capital de trabajo: Los requerimientos de capital de trabajo deben hacerse por medio de un presupuesto. Un pronóstico bien preparado del flujo de efectivo ayuda a decidir cuánto y cuándo se necesitará.

6. Las consecuencias de un crecimiento temprano: Un negocio cambia con mucha rapidez de forma y de tamaño en sus comienzos. A medida que aumentan las ventas, se necesitan sumas de dinero cada vez más grandes para alimentar ese crecimiento.

7. Una ubicación errónea: El punto en donde se ubica el negocio y el alquiler que paga son un aspecto vital.

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24 Formas de ORGANIZARSE• Escriba sus planes en papel. Especifique sus metas y la forma en que las va a alcanzar.

• Sea específico. El consejo que usted mismo se da debe poder ponerse en práctica.

• Rompa las tareas en piezas pequeñas que puedan ser manejadas fácilmente.

• Establezca puntos de verificación de su progreso acompañados de recompensas.

• Llámese la atención sobre los beneficios que espera de completar sus tareas.

• Evite tentaciones y circunstancias que lo desvíen de sus metas.

• Reconozca sus limitaciones. No fije metas irreales.

• Reconozca y aproveche sus picos de energía.

• Use la motivación negativa. Recuérde las consecuencias de su falta de acción.

• Lleve un control de su tiempo. No deje que una tarea tome control sobre las demás.

• Establezca plazos concretos y aférrese a ellos.

• Aprenda a distinguir honéstamente entre "No puedo" y "No quiero".

• Empiece ¡ahora! No vacile.

• Mejore su habilidad para persuadirse a sí mismo.

• Sea optimista y sus posibilidades de éxito aumentarán.

• Decida cómo quiere empezar y qué debe hacer primero.

• Lea mucho. Especialmente escritos relacionados con su situación actual.

• Utilice elementos que llamen su atención: notas, avisos, recordatorios, pistas.

• Prométase recompensas.

• Use el estímulo que recibe de las buenas noticias para hacer trabajo extra.

• Reconozca los conflictos y tome decisiones.

• Dése el derecho de cometer errores. Nadie es perfecto.

• Ejercite su sentido del humor. La risa indica un punto de vista realista.

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